Þann 13. febrúar 2008 var haldinn fundur hjá Menningarráði Vestfjarða. Fundurinn var haldinn  í Þróunarsetrinu á Ísafirði og hófst kl. 16:05. Allir fulltrúar í Menningarráði tóku þátt í fundinum. Á staðnum voru Gunnar Hallsson formaður sem stjórnaði fundinum, Ólína Þorvarðardóttir varaformaður, Dagbjört Hjaltadóttir og Gerður Eðvarsdóttir. Í síma voru Sveinn Valgeirsson, Leifur Jónsson, Arnar S. Jónsson og Jón Jónsson menningarfulltrúi Vestfjarða og ritaði hann fundargerð.
 

1. Úthlutunarreglur fyrir næstu úthlutun ráðsins
Fyrir fundinum lá tillaga að úthlutunarreglum vegna fyrri úthlutunar ársins 2008, en þær hafa verið til umræðu í tölvupósti. Eftir umræður voru  eftirfarandi úthlutunarreglur vegna verkefnastyrkja samþykktar:

1. Tilgangur styrkjanna er, skv. samningi sveitarfélaga á Vestfjörðum, menntamálaráðuneytisins og samgönguráðuneytis að efla menningarstarfsemi og menningartengda ferðaþjónustu á Vestfjörðum.

2. Umsækjendur geta verið einstaklingar, félagasamtök, fyrirtæki,  stofnanir og sveitarfélög á Vestfjörðum.
 
3. Menningarráð Vestfjarða hefur ákveðið að við fyrri úthlutun ársins 2008 verði litið sérstaklega til menningarverkefna sem fela í sér eftirtaldar áherslur:
 a. Nýsköpun á sviði lista og menningarstarfs.
 b. Verkefni sem miða að fjölgun starfa.
 c. Samstarf milli menningarstofnanna, byggðarlaga eða listgreina og uppsetning viðburða á fleiri en einum stað.
 d. Verkefni sem stuðla að þátttöku barna, unglinga og eldri borgara í listsköpun  og menningarstarfi.
e. Verkefni sem stuðla að eflingu fagþekkingar á sviði menningar og lista.

4. Menningarráðið veitir styrki til afmarkaðra menningarverkefna. Ráðið veitir ekki styrki til reksturs menningarstofnana eða félaga eða vegna stofnkostnaðar og endurbóta á húsnæði. Ekki verða veittir styrkir vegna skráningar á menningarminjum, hefðbundinna bæjarhátíða, almennra samkoma án sýnilegrar sérstöðu (s.s. tónleika og sýninga), starfsemi íþróttafélaga eða hefðbundins menningarstarfs safnaða og innan skóla.

5. Styrkir Menningarráðsins geta aldrei verið hærri fjárhæð en sem nemur helmingi alls kostnaðar við verkefni.

6. Í umsókninni verður að vera greinargóð lýsing á verkefninu með verkáætlun og tímasetningum, ítarleg fjárhagsáætlun (kostnaðar- og tekjuáætlun). Einnig þarf greinargóðar upplýsingar um aðstandendur og samstarfsaðila, ef þeir eru til staðar, og hlutverk þeirra í verkefninu.
 
7. Umsækjandi ábyrgist að fullnægjandi leyfi séu fyrir framkvæmd verkefnis og notkun heimilda ef þarf, sem og öðrum þáttum verkefnisins.

8. Menningarráð Vestfjarða og styrkþegi gera með sér sérstakan samning sem m.a. kveður á um fyrirkomulag greiðslu og eftirfylgni. Styrkþegi skal skila lokaskýrslu sem felur í sér lýsingu á framkvæmd og árangri verkefnisins, ásamt yfirliti um kostnað. Eins ber styrkþega að veita Menningarráði Vestfjarða upplýsingar um framkvæmd verkefnisins og skila áfangaskýrslu þegar og ef eftir því er leitað. Útborgun styrkja er að hluta til háð skilum lokaskýrslu og ef ekkert verður af verkefni eða verulegar breytingar verða á því eru styrkir afturkræfir.

9. Menningarráð Vestfjarða heitir fyllsta trúnaði gagnvart umsækjendum varðandi umsóknir þeirra.

10. Umsóknir skulu vera á eyðublöðum frá Menningarráðinu og er mælst til þess að þær séu sendar inn rafrænt í gegnum vefsíðu Menningarráðsins eða í tölvupósti. Umsóknir sem sendar eru í pósti þurfa að vera póststimplaðar eigi síðar en síðasta umsóknardag.
 
 
2. Tímasetningar í úthlutunarferlinu
Fyrir fundinum lá tillaga um tímasetningar í úthlutunarferlinu nú í vor. Samkvæmt henni er gert ráð fyrir að auglýst verði 14. febrúar, umsóknarfrestur renni út föstudaginn 14. mars og að stefnt verði að úthlutun á sumardaginn fyrsta, fimmtudaginn 24. apríl. Rætt var um vinnubrögð og aðferðir og hvernig hentugast væri að haga vinnunni  við yfirferð umsókna.


3. Önnur mál
Rætt var um leiðréttingu á þóknun til meðlima Menningarráðsins vegna sumarsins 2007. Yfirlit hefur borist frá Fjórðungssambandi yfir greiðslur og verður leiðrétting gerð um næstu mánaðarmót. Samþykkt var að miða leiðréttingar við reglur um þóknun sem samþykktar voru á fundi  Menningarráðsins á Tálknafirði í september 2007 og að þær giltu frá 1. maí 2007.
 
Rætt var um bókhald Menningarráðs, en fyrir liggur að ganga endanlega frá samningi við Fjórðungssamband Vestfirðinga um umsjón með bókhaldi.
 
Rætt var um starfstöð menningarfulltrúa í Þróunarsetrinu á Hólmavík. Skrifstofa menningarfulltrúa er tilbúin, en iðnaðarmenn eru að störfum í öðrum hlutum hússins og ekki ljóst hvenær það verður tilbúið. Vilji er til að halda einhvers konar kynningu á Menningarráðinu eða opið hús eftir að Þróunarsetrið hefur verið fullklárað.
 
Menningarfulltrúi gerði grein fyrir helstu fyrirliggjandi verkefnum, auglýsingu styrkja, gerð skýrslu um starfsemina til Menntamálaráðuneytis, auk funda og kynninga sem eru á döfinni.


Fleira var ekki tekið fyrir og fundi slitið kl. 16:35.